Datenschutzerklärung

Gültig ab: 01. März 2026

Stand:  01. März 2026

Die Stern Stewart & Co. GmbH (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „Stern Stewart“) freut sich über Ihren Besuch auf unserer Webseite und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns ein zentrales Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten mit größter Sorgfalt, transparent und ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Rahmen der Nutzung dieser Webseite sowie im Kontext von Bewerbungsverfahren.

Unser Bekenntnis zu Datensparsamkeit und Anonymisierung:

Wir folgen konsequent den Grundsätzen der Datensparsamkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO), der „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ (Art. 25 DSGVO). Dies bedeutet, dass wir die Verarbeitung personenbezogener Daten auf das für den jeweiligen Zweck zwingend erforderliche Maß beschränken („Rumpfdatenreduzierung“). Wo immer möglich und zweckmäßig, setzen wir auf die Anonymisierung oder Pseudonymisierung von Daten, um Ihre Privatsphäre bestmöglich zu schützen.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Stern Stewart & Co. GmbH
 Maximiliansplatz 10
 80333 München
 Deutschland

Telefon: +49 89 242071 0
 E-Mail: info@sternstewart.com

Weitere Angaben entnehmen Sie bitte unserem Impressum.

Für alle datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie sich an unseren externen Datenschutzbeauftragten wenden:

Andrew Ladouceur
 TÜV zert. Datenschutzbeauftragter | TÜV zert. Datenschutzauditor
 microCAT GmbH
 Bunsenstr. 3
 82152 Martinsried
 Deutschland

E-Mail: datenschutz@sternstewart.com

3.1. Durchführung des Bewerbungsverfahrens

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Verarbeitet werden insbesondere folgende Datenkategorien:

·        Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum)

·        Qualifikationsdaten (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate)

·        Kommunikationsdaten (E-Mail-Korrespondenz, Gesprächsnotizen)

Im Rahmen des Auswahlprozesses behalten wir uns vor, zur Überprüfung Ihrer Qualifikationen öffentlich zugängliche, berufsbezogene Informationen auf Plattformen wie LinkedIn und Xing zu sichten. Dies dient unserem berechtigten Interesse an einer fundierten Auswahlentscheidung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Recherche in privaten sozialen Netzwerken findet nicht statt.

Einsatz von KI-gestützten Systemen im Bewerbungsprozess

Wir setzen softwaregestützte Systeme ein, die unter Verwendung von Algorithmen der Künstlichen Intelligenz (KI) Ihre Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf) analysieren. Diese Systeme unterstützen uns dabei, Ihre Qualifikationen und Erfahrungen effizienter mit den Anforderungen der jeweiligen Stelle abzugleichen. Die KI-gestützte Analyse dient ausschließlich der Vorbereitung und Unterstützung des Auswahlprozesses, um die Objektivität und Effizienz zu steigern. Die Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und fairen Bewerbervorauswahl (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG).

3.2. Reisebuchung und Erstattung von Reisekosten

Wenn von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses gewünscht, verarbeiten wir Ihre Daten zur Reise- und Hotelbuchung sowie ggf. der Erstattung der Reisekosten.

·    Verarbeitungszweck:  Organisation und Abrechnung von Reisen im Kontext des Bewerbungsverfahrens.

·       Rechtsgrundlage:  Die Verarbeitung ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, beispielsweise aus dem Steuerrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Ihnen stehen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

·    Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO):  Sie können jederzeit Auskunft über Ihre von uns gespeicherten Daten verlangen.

·    Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):  Sollten Ihre Daten unrichtig sein, haben Sie das Recht auf deren unverzügliche Berichtigung.

·    Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO):  Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Gründe unsererseits entgegenstehen.

·   Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):  Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

·      Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):  Sie haben das Recht, Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.

·        Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):  Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir werden die Verarbeitung dann einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.

·  Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):  Eine erteilte Einwilligung in die Datenverarbeitung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

·     Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO):  Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

 Die für uns primär zuständige Aufsichtsbehörde ist:
 Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
 Promenade 18
 91522 Ansbach
 Internet: https://www.lda.bayern.de

5.1. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Webseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

·        Browsertyp und Browserversion

·        Verwendetes Betriebssystem

·        Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)

·        Hostname des zugreifenden Rechners

·        Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

·        Die IP-Adresse des anfragenden Geräts

Die Speicherung der IP-Adresse erfolgt nur für die Dauer der Sitzung. Unmittelbar danach wird die IP-Adresse durch Kürzung anonymisiert, sodass eine persönliche Zuordnung nicht mehr möglich ist (Prinzip der Rumpfdatenreduzierung). Die anonymisierten Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert.

·  Verarbeitungszweck:  Die vorübergehende Speicherung der ungekürzten IP-Adresse ist technisch notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an Ihr Endgerät zu ermöglichen. Die Speicherung in anonymisierter Form in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten (z.B. zur Abwehr von Angriffen).

·     Rechtsgrundlage:  Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung der Stabilität, Sicherheit und Funktionalität unserer Webseite.

·     Speicherdauer:  Die anonymisierten Logfiles werden für maximal 7 Tage zur Fehleranalyse gespeichert und anschließend gelöscht.

5.2. Einsatz von Cookies und Verwaltung von Einwilligungen

Unsere Webseite verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen Technologien und solchen, die Ihrer Einwilligung bedürfen.

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien richtet sich nach dem TTDSG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der DSGVO.

·   Technisch notwendige Cookies:  Diese sind für den grundlegenden Betrieb und die Funktionalität der Webseite unerlässlich (z.B. zur Speicherung Ihrer Cookie-Einwilligungsentscheidung). Der Einsatz dieser Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG, da sie zwingend erforderlich sind, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen.

·      Analyse-, Marketing- und sonstige Cookies:  Alle weiteren Cookies und Technologien, insbesondere zu Analyse- und Marketingzwecken, werden nur nach Ihrer ausdrücklichen und informierten Einwilligung eingesetzt.

Wir nutzen eine Consent-Management-Plattform (CMP), um Ihre Einwilligung einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren. Beim ersten Besuch unserer Webseite können Sie über unser Cookie-Banner detailliert auswählen, welchen Datenverarbeitungen Sie zustimmen.

·   Rechtsgrundlage:  Das Speichern von und der Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät für nicht notwendige Zwecke basiert auf Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TTDSG. Die anschließende Verarbeitung der dadurch erhobenen personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

·    Widerruf:  Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen über den Link "Cookie-Einstellungen anpassen" im Footer unserer Webseite erneut aufrufen und Ihre Auswahl ändern.

Eine detaillierte Übersicht der von uns eingesetzten Cookies und Dienste (Anbieter, Zweck, Speicherdauer) finden Sie in den Einstellungen unserer Consent-Management-Plattform.

6.1. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus der Anfrage inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

·     Verarbeitungszweck:  Die Verarbeitung dient ausschließlich der Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme und der damit verbundenen Kommunikation.

·     Rechtsgrundlage:  Erfolgt Ihre Anfrage im Zusammenhang mit vorvertraglichen Maßnahmen oder einem bestehenden Vertrag, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen anderen Fällen stützt sich die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

·      Speicherdauer:  Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Erhebung entfallen ist, d.h. wenn der betreffende Sachverhalt abschließend geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6.2. Newsletter

Sofern Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verwenden wir die hierfür erforderlichen oder gesondert von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihnen regelmäßig unseren E-Mail-Newsletter zuzusenden. Die Anmeldung erfolgt über ein Double-Opt-In-Verfahren.

·    Verarbeitungszweck:  Zusendung von Informationen über unser Unternehmen, unsere Dienstleistungen und relevante Themen.

·     Rechtsgrundlage:  Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

·        Speicherdauer:  Ihre E-Mail-Adresse wird gespeichert, solange das Abonnement des Newsletters aktiv ist.

·    Widerspruch/Widerruf:  Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich und kann entweder durch eine Nachricht an die oben genannte Kontaktmöglichkeit oder über einen dafür vorgesehenen Link im Newsletter erfolgen.

6.3. Webanalyse mit Matomo

Zur statistischen Analyse und Optimierung unserer Webseite setzen wir die Open-Source-Software Matomo ein. Wir betreiben Matomo auf unseren eigenen Servern in Deutschland, sodass keine Daten an Dritte weitergegeben werden.

Matomo ermöglicht uns, das Surfverhalten unserer Besucher pseudonymisiert zu analysieren. Wir haben Matomo so konfiguriert, dass Ihre Privatsphäre maximal geschützt wird:

·      IP-Anonymisierung:  Ihre IP-Adresse wird vor der Speicherung um die letzten beiden Bytes gekürzt (z.B. 192.168.xxx.xxx). Eine direkte persönliche Identifizierung ist damit ausgeschlossen.

·      Keine Cookies ohne Einwilligung:  Matomo wird nur dann aktiviert, wenn Sie über unser Cookie-Banner Ihre Einwilligung zur Analyse erteilt haben.

·       Respektierung von "Do Not Track":  Wir respektieren die "Do Not Track"-Einstellung Ihres Browsers.

·  Verarbeitungszweck:  Die Analyse hilft uns, die Webseite und ihre Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern.

·     Rechtsgrundlage:  Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über unsere Consent-Management-Plattform erteilen.

·        Speicherdauer:  Die anonymisierten Analysedaten werden nach 12 Monaten gelöscht.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Bearbeitung Ihrer Anliegen benötigen.

Wir setzen zudem externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein, die uns bei unseren Geschäftsprozessen unterstützen. Dies betrifft insbesondere folgende Kategorien von Empfängern:

·        IT-Dienstleister (z.B. für Hosting, Wartung und Sicherheit unserer Systeme)

·        Software-Anbieter (z.B. für Bewerbermanagement-Systeme)

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, die sicherstellen, dass Ihre Daten auch dort geschützt und nur für die von uns vorgegebenen Zwecke verarbeitet werden.

Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung von Daten an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittländer) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Sofern wir Dienstleister in Drittländern einsetzen, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Dies geschieht durch den Abschluss der von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie durch die Durchführung einer individuellen Risikobewertung (Transfer Impact Assessment).

Hinweis zu Risiken bei Drittlandübermittlung:

Wir weisen darauf hin, dass trotz dieser Schutzmaßnahmen bei einer Datenübermittlung in Länder ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (wie z.B. die USA) Restrisiken bestehen können. Es kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Behörden dieser Länder (z.B. Geheimdienste) auf Ihre Daten zugreifen, ohne dass Ihnen hiergegen effektive Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.

Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOMs), um Ihre Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Webseite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL/TLS-Verschlüsselung.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Wir empfehlen Ihnen, sich diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut durchzulesen.